Durante el pico de la pandemia de COVID-19, la empresa de gestión documental GRM asumió una responsabilidad nacional en Perú: procesar los resultados de los tests de la gran mayoría de los laboratorios del país e informarlos al Ministerio de Salud en menos de 24 horas. Ante un aumento exponencial de la demanda que era imposible de manejar manualmente, GRM implementó un ejército de 30 robots RPA de STELA para garantizar la velocidad, precisión y escalabilidad que la emergencia sanitaria requería.
Cliente: GRM Information Management Services
Desafío: Procesar un volumen de tests de COVID que explotó de 500 a más de 7,000 diarios, con un plazo de 24 horas impuesto por el Ministerio de Salud y la imposibilidad de escalar el equipo humano.
Solución: Un sistema centralizado que ejecutaba 30 robots STELA en paralelo, los cuales leían los datos de los tests y los cargaban en la aplicación web del Ministerio de Salud 24/7.
Un robot era 5 veces más rápido que una persona (usaba solo el 20% del tiempo).
Se manejó una demanda 8 veces mayor a la planificada originalmente.
Precisión total en la carga de datos, eliminando el riesgo de errores humanos con información médica crítica.
Cumplimiento del 100% con el plazo de 24 horas, proveyendo al gobierno de data esencial para gestionar la pandemia.
Al inicio de la pandemia, el volumen de testeos en Perú era bajo. GRM, como partner de los laboratorios para la gestión documental, tenía un equipo de operadores dimensionado para esa realidad inicial de menos de 500 tests diarios. Sin embargo, cuando los tests se masificaron, la demanda explotó. En el pico de la pandemia, GRM recibía un promedio de 7,000 resultados diarios, con picos de hasta 8,500.
El Ministerio de Salud exigía que cada resultado fuera informado en su aplicación web en un plazo máximo de 24 horas para poder monitorear el avance de la pandemia y tomar decisiones informadas. Para GRM, escalar su operación manual era imposible: no contaban con el espacio físico, el equipamiento y, principalmente, la capacidad de contratar y entrenar personal a esa velocidad. El riesgo de un cuello de botella era inmenso, y las consecuencias de no entregar la información a tiempo habrían sido catastróficas para la gestión de la salud pública del país.
La respuesta a este desafío de escalabilidad fue la automatización masiva con STELA. Se diseñó una arquitectura de alto rendimiento: Software Testing Bureau (partner de STELA) recibía diariamente una planilla Excel con los miles de casos a procesar, los cargaba en una base de datos central, y un servidor lanzaba hasta 30 robots STELA en paralelo para atacar la carga de trabajo.
Cada robot ejecutaba un proceso de tres pasos:
Un desafío adicional fue la inestabilidad de la aplicación del ministerio, que presentaba problemas funcionales bajo la alta carga simultánea. Los robots de STELA fueron construidos con controles y lógica inteligente para manejar estos errores, reintentar operaciones y garantizar que cada registro fuera procesado exitosamente a pesar de las fallas del sistema externo.
La implementación del ejército de robots de STELA fue un éxito rotundo, brindando a GRM la capacidad de cumplir con su misión crítica.
Para la salud pública de Perú, el impacto fue fundamental. Contar con los resultados en menos de 24 horas fue una herramienta esencial para que las autoridades pudieran combatir los efectos de la pandemia, tomar medidas sanitarias informadas y proteger a la población.
Trabajar de la mano con Software Testing Bureau y STELA nos permitió resolver una situación difícil para la empresa, que tenía que responder a un aumento de la demanda que no había sido previsto. Trabajamos mano a mano con el equipo, quienes nos dieron apoyo todos los días que operamos los robots, incluyendo festivos, navidad y fin de año. A su vez, los robots de STELA nos brindaron garantías de efectividad porque no se cometían errores. Y también contamos con mucha flexibilidad, ya que podíamos ajustar la cantidad de robots operando de acuerdo a la demanda.