Una de las entidades de salud más prestigiosas de Colombia se embarcó en un proyecto transformador: la migración a un nuevo sistema central hospitalario. Este proyecto, liderado por el departamento de TI, era vital para el futuro de la institución. Sin embargo, se encontraron con un obstáculo crítico: el proveedor del nuevo sistema entregaba versiones «limpias», sin datos. Para poder probar y validar los avances, el equipo de la entidad necesitaba poblar cada nueva versión con miles de registros clínicos y administrativos, una tarea que era simplemente imposible de realizar manualmente.
Cliente: Prestigiosa entidad del sector salud en Bogotá, Colombia.
Desafío: Poblar con datos de prueba un nuevo sistema hospitalario para cada entrega del proveedor de la solución, un proceso manual imposible de ejecutar por el volumen y la necesidad de precisión.
Solución: Robots RPA de STELA que leían registros de archivos y los cargaban en el nuevo sistema a través de su interfaz gráfica, actuando como un puente entre sistemas incompatibles.
El equipo de TI de la entidad se enfrentaba a un dilema. Para asegurar la calidad de la nueva plataforma hospitalaria, era fundamental realizar pruebas exhaustivas después de cada entrega del proveedor. Pero estas entregas llegaban como una cáscara vacía. La tarea de cargar los miles de registros necesarios para simular un entorno real era monumental.
Realizar este proceso manualmente era inviable por dos razones principales: la enorme cantidad de registros requeridos y el altísimo riesgo para la calidad de los datos. Un simple error de digitación en un registro clínico podría invalidar toda una batería de pruebas. Sin una forma segura y ágil de poblar los datos, la entidad se veía forzada a limitar el número de entregas y ciclos de prueba. Esto implicaba una menor capacidad para controlar la calidad del desarrollo y un riesgo mucho mayor de que los problemas se detectaran tarde, poniendo en peligro el cronograma y el presupuesto del proyecto.
La solución fue utilizar los robots RPA de STELA como un «puente» entre el sistema antiguo y el nuevo. Dado que las tecnologías y los modelos de datos de ambos sistemas eran incompatibles para una migración directa por base de datos, STELA ofreció una alternativa más sencilla y segura: interactuar con el nuevo sistema a través de su interfaz gráfica, tal como lo haría un usuario.
El proceso automatizado fue el siguiente:
Lo que la entidad más valoró fue la seguridad y precisión de los robots. A diferencia de una persona, un robot no comete errores de digitación ni mezcla datos de pacientes, un factor crítico al manejar información clínica sensible.
La implementación de STELA no solo resolvió el problema, sino que cambió radicalmente la metodología del proyecto. El beneficio más impactante fue la capacidad de tener un ambiente de pruebas completamente poblado con 8,500 registros en tan solo 10 horas. Esta agilidad permitió pasar de un plan original de 2 o 3 cargas de datos en todo el proyecto a realizar entregas y ciclos de prueba mensuales, facilitando un seguimiento de avances y pruebas incrementales mucho más riguroso.
Las métricas de eficiencia fueron contundentes:
| ASPECTO | STELA (10 Robots) | PROCESO MANUAL (10 Personas) |
|---|---|---|
| Carga Total de Registros | 8,500 | 8,500 |
| Tiempo Total Empleado | 10 horas | 850 horas (12 días) |
Esta comparación demuestra un ahorro en tiempo del 88% y una reducción de errores del 97% en comparación con el proceso manual. STELA se convirtió en un activo estratégico, permitiendo al equipo de TI controlar la calidad del proyecto de forma continua y garantizando la integridad de los datos en cada paso.