Caso de Éxito: GN Contadores

GN Contadores, una firma de consultoría contable de tamaño mediano que sirve a empresas de múltiples industrias, se enfrentaba a un desafío operativo común pero crítico: un proceso de facturación manual, lento y propenso a errores. Decididos a innovar y optimizar sus recursos, buscaron una solución de Automatización Robótica de Procesos (RPA) y eligieron a STELA para transformar su flujo de trabajo, con resultados que superaron todas las expectativas.

Resumen del Éxito

Cliente: GN Contadores

Desafío: Un proceso de facturación manual de más de 120 facturas mensuales que consumía 40 horas de trabajo, causaba errores costosos y afectaba la reputación.

Solución: Un robot RPA construido con STELA que automatizó todo el ciclo de facturación, desde la lectura de datos en Excel hasta el envío de la factura por email.

Resultados Clave:

• • Reducción del tiempo de facturación de 40 a 4 horas mensuales (una mejora del 90%).
  • Eliminación de errores de facturación y envío.
  • Mejora en el flujo de caja y la satisfacción del cliente.
  • Creación de un «backup digital» para garantizar la continuidad del negocio.

El Desafío: 40 Horas de Trabajo Repetitivo y Riesgo Reputacional

Para GN Contadores, el fin de mes significaba el inicio de un proceso de facturación abrumador. Un miembro del equipo debía dedicar más tres días completos (más de 40 horas laborales) a una tarea completamente manual: tomar los datos de una compleja planilla de Excel, transcribirlos uno por uno en el sistema de facturación electrónica Memory, generar cada factura en PDF y, finalmente, redactar y enviar cada correo electrónico al cliente correspondiente.

El volumen, con más de 120 facturas mensuales, y la necesidad constante de verificar que no se estaban mezclando datos de clientes, hacían el proceso extremadamente lento. Pero el tiempo no era el único problema. Como en todo proceso manual, los errores eran inevitables:

• Facturación incorrecta, ya fuera por montos de más o de menos.
• Envío de facturas al cliente equivocado.

Cada error no solo requería un reproceso costoso, sino que también impactaba negativamente en la imagen profesional de la firma y podía generar pérdidas de reputación difíciles de reparar.

La Solución: Un «Empleado Digital» Construido con STELA

En lugar de contratar más personal administrativo, GN Contadores decidió implementar un robot RPA con STELA. El robot fue diseñado para emular y optimizar el proceso manual de principio a fin:

1. Lee los Datos: El robot abre la planilla Excel maestra que contiene todos los conceptos a facturar para cada cliente.
2. Procesa la Factura: Ingresa al sistema de facturación Memory, crea una nueva factura, y carga todos los datos necesarios: nombre del cliente, fecha, importe, impuestos y detalles adicionales (adenda).
3. Valida y Genera: Valida que la factura sea correcta, la genera y guarda el documento en formato PDF.
4. Envía la Comunicación: Accede al sistema de correo, redacta un email estandarizado, adjunta el PDF correspondiente y lo envía a las casillas de correo del cliente.

La firma eligió a STELA por su facilidad de uso no-code, la rapidez con la que se pudo construir y desplegar el robot, y el excelente nivel de servicio y soporte del equipo.

Resultados: Eficiencia, Calidad y Continuidad del Negocio

La implementación del robot de STELA generó un impacto inmediato y medible. La tarea que antes tomaba tres días de trabajo intenso, **hoy se completa en solo cuatro horas**. Esto representa una espectacular **reducción del 80% en el tiempo dedicado a la facturación**.

Las 36 horas ahorradas cada mes permitieron que la persona encargada del proceso pudiera dedicarse a tareas de mucho mayor valor, como la contabilización y la atención directa a clientes.

Beneficios Más Allá del Tiempo

Además del ahorro de tiempo, el proyecto generó otras ventajas estratégicas:

• Calidad y Confianza: Se eliminaron por completo los errores de facturación. Los clientes ahora reciben sus facturas en tiempo y forma, lo que mejoró la imagen profesional de la firma y, a su vez, optimizó el flujo financiero de GN Contadores.
• Optimización de Procesos: El proyecto obligó a la firma a repensar y estandarizar su proceso, descubriendo y corrigiendo ineficiencias. Se unificaron los criterios de envío de información y la comunicación con el cliente.
• Continuidad del Negocio: El robot se convirtió en un backup inmediato. Si la persona encargada no está disponible, el proceso no se detiene. El robot STELA garantiza que la facturación, una tarea fundamental, siempre se realice.