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Cuándo y cómo implementar RPA

Muchas de las empresas en Latinoamérica tienen ciertas reservas o experiencias fallidas acerca de la introducción del RPA. Por un lado, existen aquellas que piensan que la automatización es candidata solo de compañías de gran porte y hay otras que se lanzan en picada a construir bots, solo por el hecho de montarse en la era de la transformación, sin tener una estructura, ni una cultura digital bien consolidada. La cuestión es que la automatización no es una tendencia exclusiva de grandes jugadores y mucho menos, es para tomársela a la ligera, debe abordarse estratégicamente y con una buena gobernanza. Conoce cuándo y por qué conviene implementar RPA.

¿Cuándo es momento de considerar RPA en tu empresa? 

Cuando se presentan los siguientes escenarios: 

  1. Se requiere manejar grandes volúmenes de datos. RPA aumenta la precisión, acelera el procesamiento de datos y minimiza riesgos y fallas producidos por una mala gestión de la información.
  2. Cuando se pueden definir reglas claras de una operación.
  3. Cuando el proceso se repite con frecuencia. Por ejemplo, trabajo manual constante y del mismo proceder:  usando datos, generando información, notificaciones o alertas, para luego determinar una acción en uno o más sistemas.
  4. Cuando no hay tiempo ni recursos, es decir que se requiere agilizar el procesamiento de información y existe sobrecarga de trabajo y falta de personal para ejecutar dichas tareas en el tiempo y la forma requerido.

RPA les permite a las empresas reducir sus costos entre un 30% y un 50%. Se trata de una inversión inteligente, si se aplica en el proceso correcto y sobre todo si es bien gestionada, Puede mejorar significativamente los resultados de la organización ya que impacta de forma positiva en la rentabilidad y también en los indicadores de calidad y de mejora continua. 

¿Cómo encarar la automatización de Procesos – RPA? 

La implementación de RPA requiere una visión estratégica y el manejo de una cultura corporativa abierta al cambio. Cambio de modelos de trabajo y de operación. Así como de roles; demanda un alto componente de aceptación y comprensión por parte de los recursos, respecto a la convivencia e interacción productiva de la mano de la tecnología. 

Para abordar la automatización de procesos es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
  1. Determinar ¿Cuáles son las expectativas para el nivel de automatización?
    Es decir, definir las brechas entre el estado actual de los procesos y los resultados esperados con RPA. Para ello se analiza cada uno de los procesos con sus variables: actores que intervienen, tiempos de ejecución, errores, insumos, resultados, costos, etc. El conocimiento de la situación actual y de las metas esperadas, te van a permitir un gerenciamiento sólido, que propicien el ROI potencial de tus iniciativas.
  2. Debes asegurarte que todas las partes interesadas o que intervengan en el proceso tengan participen del proyecto.
    Necesitas una estrategia operativa que tenga un enfoque colaborativo, integral y transversal en toda la organización. 
  3. Gobernanza
    Introducir la automatización sin una visibilidad corporativa y una supervisión claras, es peligroso. Los bots son una fuerza laboral que, como cualquier otra, debe ser administrada y bien liderada para maximizar su efectividad. 
  4. Herramientas de automatización
    Para que un proyecto de automatización genere el menor rechazo posible,  es conveniente emplear herramientas amigables que permitan la interacción de los perfiles funcionales.

Muchas empresas optan por comenzar con RPA usando herramientas de código abierto, ya que no tienen tarifas de licencia iniciales y es una forma válida de empezar. Sin embargo, es frecuente que el entusiasmo del principio se desplome drásticamente a lo largo del proyecto, ya que pueden requerir gastos de implementación adicionales, contratación de recursos especializados, tiempos de preparación mayores a los esperados, y deberás confiar en la comunidad de código abierto para obtener soporte y actualizaciones.

De hecho, las herramientas de código abierto en general suelen ser más caras de implementar que las comerciales y pueden aumentar el riesgo.

Además, para escalar la RPA , necesitas personas capacitadas para escribir los scripts y mantener los bots. La necesidad de ingenieros de RPA capacitados en entornos de automatización de código abierto puede ser costosa y se vuelve cada vez más crucial a medida que las empresas comprenden cómo pueden automatizar otras áreas del negocio y la demanda para RPA crece.

En ese sentido, conocer la plataforma de STELA RPA, es una buena forma de introducirse a la tecnología. Su enfoque está basado en la construcción de robots utilizando un lenguaje sencillo, es decir CERO CÓDIGO, que permite ser operado por personas que no sepan programar, por perfiles funcionales, o quienes realizan y conocen el proceso, de esta forma es posible integrar a los equipos en la implementación y obtener una muy buena rentabilidad por el ahorro de recursos y tiempo. Es una herramienta que brinda celeridad y sencillez en la creación de las automatizaciones, facilitando el mantenimiento y la escalabilidad de la RPA. Es desarrollada en Latinoamérica por lo que su capacitación y soporte son en español. 

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