Automás, una empresa líder en Colombia dedicada a la inspección técnica de vehículos, se enfrentaba a un cuello de botella en su proceso de atención al cliente. La recopilación manual de información obligatoria desde portales del gobierno era un proceso lento y propenso a errores que alargaba los tiempos de espera. Para optimizar su operación, el departamento de TI implementó una solución de RPA con STELA que no solo aceleró el servicio, sino que también generó ahorros inesperados y significativos.
Cliente: AUTOMAS, líder en certificación de vehículos en Colombia.
Desafío: Un proceso manual para descargar y registrar la información de vehículos desde un portal gubernamental (RUNT), lo que generaba demoras en la atención al cliente y era propenso a errores.
Solución: Un equipo de 5 robots STELA funcionando en paralelo para automatizar el ciclo completo de consulta, descarga y carga de documentos en el ERP interno, manejando 7,000 casos al mes.
Aceleración del 20% en la velocidad del proceso total de atención al cliente.
Reducción mensual del 80% en los costos de horas extraordinarias.
Ahorro de 30 horas semanales de trabajo manual, liberando al personal para otras tareas.
Mejora del ROI al permitir atender a más clientes de forma más eficiente.
En Colombia, la inspección técnica vehicular es un requisito obligatorio. Parte del proceso de recepción de un vehículo en Automás implicaba registrar su información oficial. Para ello, el personal debía ingresar manualmente a la página web del RUNT (la plataforma gubernamental de tráfico y transporte), buscar el registro del vehículo, descargarlo como un archivo PDF y luego adjuntarlo a la documentación en el sistema ERP interno de la empresa.
Este proceso manual era el principal «dolor» de la operación: consumía mucho tiempo y, debido a la transcripción y manejo de datos, era muy propenso a errores. El impacto negativo era directo y doble: por un lado, los empleados dedicaban tiempo valioso a una tarea repetitiva; por otro, los clientes experimentaban tiempos de espera más largos de lo necesario. Esta ineficiencia limitaba la cantidad de clientes que cada empleado podía atender, afectando directamente la rentabilidad de las operaciones.
Automás contrató a Software Testing Bureau para una solución «llave en mano». Se desarrolló e implementó un sistema de RPA con STELA diseñado para manejar un alto volumen de transacciones y garantizar tiempos de respuesta mínimos, ya que el robot es parte integral de la experiencia del cliente en tiempo real.
La solución consistió en 5 robots STELA funcionando simultáneamente para procesar aproximadamente 7,000 casos al mes.
El flujo de trabajo de cada robot es el siguiente:
La robustez de STELA fue clave, ya que el robot debía interactuar fluidamente con múltiples sistemas de tecnologías variadas: portales web del gobierno, los sistemas internos de AUTOMAS (vía web, API y base de datos) y los portales web de las aseguradoras. Además, el bajo costo de la suscripción de STELA para ejecutar los robots fue un factor importante en la decisión.
La automatización de este proceso crítico generó beneficios medibles tanto en la experiencia del cliente como en la salud financiera de la empresa.
En definitiva, este ahorro de tiempo y la mayor eficiencia permitieron a Automás procesar un mayor volumen de trabajo, mejorar la calidad de su servicio y optimizar la rentabilidad general de sus operaciones.