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¿Cuáles son los errores más frecuentes al implementar RPA?

La automatización robótica de procesos es una de las tecnologías que mayor crecimiento está teniendo en el mundo corporativo.

Según Gartner para este año el 85% de las organizaciones implementarán RPA.

Y es que se trata de una atractiva solución para maximizar la eficiencia y mejorar la calidad y precisión de los flujos de trabajo repetitivos que soportan la operación del negocio.

Las principales áreas candidatas a implementar RPA son

RECURSOS HUMANOS

  • Nómina, administración de personal

FINANZAS, CONTABILIDAD Y PROCESOS ADMINISTRACIÓN

  • Cartera, facturación
  • Órdenes y registro de ventas
  • Gestión de cartera
  • Conciliación contable
  • Administración de stock
  • Digitalización de documentos

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

  • Integración de aplicaciones
  • Migración de sistemas
  • Informes de nivel de servicio
  • Servicio de mesa de ayuda
  • Gestión de incidencias

SERVICIO AL CLIENTE

  • Procesos de Call Center
  • Gestión de registros de clientes
  • Gestión de pedidos y consultas
  • Tramitación de reclamos
  • Manejo de solicitudes

Y en todas estas dependencias implementar proyectos de RPA:

  • Es sumamente rentable,
  • Genera ahorros sustanciales de tiempo
  • Humaniza la experiencia del trabajador, liberandolo de tareas “robotizadas”
  • Reduce costos

Sin embargo, es muy común pasar del entusiasmo a la frustración cuando la automatización de procesos o RPA NO se gestiona de la forma correcta.

Conoce los errores más comunes:

Definición del proyecto: Se elige el proceso inadecuado, bien sea porque no es lo suficientemente repetitivo, entonces no genera el retorno esperado o porque es tan complejo, que para abordarlo como primera experiencia, se convierte en inmanejable. Con RPA es mejor ir escalando de forma paulatina, automatizando procesos simples que permitan ir ganando experiencia, para luego acometer procesos más complejos.

Diseño: fallas debidas a malas prácticas en el diseño del flujo del proceso y sus interacciones. No se consideran las diversas casuísticas.

Gobernanza:  Muchas fallas en los proyectos de RPA se deben a errores de gestión y supervisión.  La automatización de procesos requiere de un liderazgo equilibrado en el que no se dedique energía y recursos desmedidos, ni tampoco dónde se pierdan de vista aspectos fundamentales en etapas tempranas del proyecto que luego sea muy costoso resolver.

Por ejemplo, usando el RPA de forma descentralizada y sin contar con políticas o estándares que determinen una dirección coordinada entre las diferentes áreas del negocio. Generalmente un proceso impacta a más de una dependencia, a más de un equipo y a varios recursos. No hacer un consenso entre las partes, definir expectativas y mantener una comunicación alineada respecto al flujo más eficiente del proceso, se traducirá inevitablemente en problemas que pueden poner en riesgo el éxito de cualquier iniciativa de automatización.

Herramienta incorrecta: Es clave saber elegir una herramienta que facilite la construcción de los flujos, que permita la participación e interacción de los dueños de los procesos y que genere eficiencia en el mantenimiento de los mismos. En este aspecto hay un mundo de opciones, hay desde las herramientas open source que exigen la contratación de recursos especializados, o las comerciales que tiene bajo o ningún grado de programación. Siendo estás últimas las más amigables y en última menos costosas. 

Lo que es importante revisar es el retorno de inversión (ROI) de la solución y el soporte del fabricante.

Financieros: No cumple con las expectativas. Puede ser que no expresa un resultado o valor comercial, es decir su implementación no impacta en los resultados o no se realizó un adecuado estudio de ROI que cubriera todas las variables.

Operacionales: Expectativas operacionales desperdiciadas, como programar bots para que se ejecuten en momentos en que los sistemas a los que deben acceder no estén disponibles. 

Seguridad: Creación de bots que requieren un nivel de acceso de seguridad que la política de la empresa excluye, o que necesitan acceso a sistemas a los que la organización no permite por protocolos de privacidad

Infraestructura: No estimar de forma adecuada los insumos, la arquitectura o los equipos requeridos para el performance más adecuado.

Técnicos: fallas funcionales del software que repercuten en el correcto procesamiento de datos.

Si quieres abordar la automatización de procesos de tu empresa de manera sostenible y con una herramienta amigable y al alcance de tu presupuesto conoce STELA RPA y escríbenos para agendar una reunión.

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