XlsFx (GSuite)

Descripción General #

El comando xlsFx (GSuite) permite al usuario ejecutar funciones sencillas sobre un archivo Google Sheet. Las funciones que permite realizar son las mismas que se permiten en el comando xlsFx para Archivos Excel. Piensa en él como una caja de herramientas que tu robot digital puede usar para modificar, organizar y extraer información de tus hojas de cálculo directamente desde STELA.

Ejemplo de Uso Rápido #

Imagina que necesitas actualizar una hoja de cálculo de Google Sheets con los resultados de una encuesta. Cada vez que recibes una nueva respuesta, quieres añadir una fila al final de la hoja. Con XlsFx (GSuite), podrías configurar un flujo de trabajo en STELA donde, al recibir la nueva respuesta, se active el comando XlsFx (GSuite) con la función «Insertar Fila» y los datos de la nueva respuesta como parámetros. Tu robot digital se encargará de abrir el archivo y añadir la nueva información sin que tengas que hacerlo manualmente.

Parámetros y Opciones #

• Archivo: Este es el identificador único de tu archivo de Google Sheet. Puede ser el nombre del archivo, una variable que contenga el nombre, una constante que hayas definido previamente o una expresión más compleja. Este parámetro es obligatorio.
• Función: Aquí eliges la acción específica que quieres realizar sobre tu Google Sheet. Este parámetro es obligatorio. Puedes seleccionar entre las siguientes opciones:
  • Borrar Fila
  • Borrar Columna
  • Insertar Fila
  • Insertar Columna
  • Nueva Hoja
  • Editar Hoja
  • Borrar Hoja
  • Copiar Hoja
  • Exportar a CSV
  • Congelar Celda
  • Filtrar Valores
  • Buscar
  • Formato Fecha
• Parámetro 1: Este es el primer dato adicional que algunas funciones pueden necesitar. Por ejemplo, si eliges «Borrar Fila», aquí indicarías el número de la fila que quieres eliminar. Este parámetro acepta texto, variables, constantes o expresiones más elaboradas. No siempre es necesario, dependerá de la función que elijas.
• Parámetro 2: Similar al Parámetro 1, este es un segundo dato adicional que algunas funciones podrían requerir. Por ejemplo, al «Filtrar Valores», podrías indicar la columna a filtrar aquí. Acepta los mismos tipos de datos que el Parámetro 1 y no siempre es obligatorio.
• Parámetro 3: Un tercer dato adicional que algunas funciones podrían necesitar. Sigue las mismas reglas que los Parámetros 1 y 2.
• Parámetro 4: Un cuarto dato adicional para funciones que requieran más información. Mantiene las mismas características que los parámetros anteriores.
• Hoja: Aquí puedes especificar el nombre de la hoja dentro de tu archivo de Google Sheet en la que quieres que se realice la acción. Puedes usar texto, variables, constantes o expresiones. Este parámetro no es obligatorio. Si lo dejas vacío, STELA tomará la primera hoja del archivo por defecto.
• Guardar Resultado: Si la función que elegiste devuelve algún tipo de información, aquí puedes indicar el nombre de una variable donde STELA guardará ese resultado para que puedas usarlo en pasos posteriores de tu flujo de trabajo. Este parámetro tampoco es obligatorio. Solo puedes usar una variable para guardar el resultado.

Parámetros:

• Archivo: Identificador del Google Sheet a procesar. Este parámetro acepta Strings, Variable, Constant o Extended. Es un parámetro requerido.
• Función: Listado de posibles funciones a realizar sobre el Google Sheet. Este parámetro acepta Enum, Varaible, Constant o Extended. Es un parámetro requerido.
• Parámetro 1: Primer parámetro para la función seleccionada. Su uso en la operativa del comando dependerá de qué información espera recibir la función seleccionada en este parámetro (si es que espera alguna). Este parámetro acepta String, Variable, Constant o Extended. No es un parámetro requerido.
• Parámetro 2
  Segundo parámetro para la función seleccionada. Su uso en la operativa del comando dependerá de qué información espera recibir la función seleccionada en este parámetro (si es que espera alguna). Este parámetro acepta String, Variable, Constant o Extended. No es un parámetro requerido.
• Parámetro 3
  Tercer parámetro para la función seleccionada. Su uso en la operativa del comando dependerá de qué información espera recibir la función seleccionada en este parámetro (si es que espera alguna). Este parámetro acepta String, Variable, Constant o Extended. No es un parámetro requerido.
• Parámetro 4
  Cuarto parámetro para la función seleccionada. Su uso en la operativa del comando dependerá de qué información espera recibir la función seleccionada en este parámetro (si es que espera alguna). Este parámetro acepta String, Variable, Constant o Extended. No es un parámetro requerido.
• Hoja
  Hoja dentro del archivo Google Sheet en la que se va a escribir. Este parámetro acepta Strings, Variable, Constant o Extended. No es un parámetro requerido ni relevante. A nivel de la vista planilla este parámetro no tiene categoría. Si el valor de este comando es vacío se toma la primera del archivo.
• Guardar Resultado
  Variable donde se va a guardar el resultado de la operación en caso de que la función seleccionada retorne un resultado. Este parámetro acepta solamente Variable. No es un parámetro requerido.

Ejemplos de Uso Avanzado #

1. Automatización de Reportes Semanales: Imagina que cada semana recibes un archivo Excel con datos de ventas. Necesitas eliminar las primeras filas que contienen información no relevante, insertar una nueva fila para el título del reporte, y luego exportar una hoja específica a un archivo CSV para subirlo a otra plataforma. Podrías crear un flujo de trabajo que realice todas estas acciones automáticamente cada vez que el nuevo archivo llegue a una carpeta específica.

2. Extracción y Filtrado de Datos de Encuestas: Si utilizas Google Forms para recopilar datos a través de encuestas, las respuestas se guardan automáticamente en una hoja de cálculo. Podrías usar XlsFx (GSuite) para:

   • Utilizar la función «Filtrar Valores» para mostrar solo las respuestas que cumplan ciertos criterios (por ejemplo, todas las respuestas de una determinada ciudad).
   • Luego, podrías usar la función «Copiar Hoja» para crear una nueva hoja solo con los datos filtrados.

Errores Comunes y Soluciones #

• El archivo no existe o no se puede acceder: Asegúrate de que el identificador del archivo que proporcionaste en el parámetro «Archivo» es correcto y que STELA tiene los permisos necesarios para acceder a ese archivo de Google Sheet. Verifica que el archivo no haya sido eliminado o movido.
• Error a nivel de la información (Celda inválida, hoja inexistente, etc.): Revisa cuidadosamente los parámetros que estás utilizando para la función seleccionada. Por ejemplo, si estás intentando borrar la fila número 10, asegúrate de que la hoja realmente tenga al menos 10 filas. Si estás editando una hoja, verifica que el nombre de la hoja en el parámetro «Hoja» sea exactamente igual al nombre de la hoja en tu archivo de Google Sheets (respetando mayúsculas y minúsculas).

Casos de Uso #

• Automatización de tareas repetitivas relacionadas con la gestión de datos en hojas de cálculo de Google, como añadir nuevas filas, borrar información obsoleta o cambiar el formato de celdas.
• Captura de datos visuales al poder exportar información específica de hojas de cálculo a formatos CSV para su posterior análisis o integración con otras herramientas.
• Generación de informes sencillos al crear nuevas hojas con resúmenes o al filtrar información relevante de grandes conjuntos de datos.
• Mantenimiento de bases de datos simples alojadas en Google Sheets, facilitando la inserción, eliminación y búsqueda de información.

Video Explicativo #